Artikel Umum

Project Management: Work Packages

Konser Amal: Life, Passion and Music menggunakan work packages system dalam pengelolaanya, work packages kami bagi dalam beberapa item sebagai berikut:


WP1: Pengelolaan Produksi

Nomor Aktivitas PIC
Manajemen Umum
1 Menentukan nama-nama personil yang terlibat dalam tim produksi Prof. Laksono
2 Bertanggung jawab mengarahkan seluruh anggota tim produksi untuk berkinerja sesuai dengan tugas yang dikembangkan oleh pengelola jobdesk
3 Memetakan job description dari seluruh anggota tim produksi
4 Berkoordinasi dengan seluruh personil tim produksi dalam mengomunikasikan jobdesk yang telah disusun
5 Membuka line komunikasi apabila terdapat anggota tim produksi yang ingin berkonsultasi terkait dengan jobdesk
6 Memetakan kebutuhan rapat selama H-30 konser hingga penyelenggaraan acara
7 Mengembangkan kalender jadwal rapat berdasarkan pemetaan
8 Memimpin rapat rutin tim produksi konser
9 Menyediakan reviewer dan trainer skrip untuk presenter dan Prof Uut (Narasumber dari TedX Jakarta)
Website
1 Mendokumentasikan secara tertulis dan visual terkait semua kegiatan dalam rangka persiapan konser Nashita 
2 Melaporkan dokumentasi dalam media komunikasi konser
3 Bekerja sama dengan pengelola buku konser untuk mengembangkan konten buku konser
4 Meng-upload summary dokumentasi ke website konser Ari
Buku Konser
1 Mempersiapkan konten buku konser bekerja sama dengan penanggung jawab dokumentasi dan fotografi Yuni Astuti
2 Mengembangkan layout buku konser
3 Berkoordinasi dengan penggagas dan ticketing untuk menentukan jumlah cetakan buku konser
4 Mencetak buku konser
5 Menyerahkan cetakan buku konser kepada pengelola souvenir
6 Berkoordinasi dengan property manager untuk mempersiapkan stand penjualan buku saat penyelenggaraan konser
7 Mengelola penjualan buku saat penyelenggaraan konser
Pengelolaan Souvenir
1 Menentukan souvenir yang akan diberikan kepada penonton VIP dan non-VIP Yulia
2 Melaporkan kebutuhan souvenir kepada koordinator unit produksi dan bagian keuangan
3 Membeli souvenir yang sudah ditentukan
4 Menerima buku acara dari pengelola buku konser
5 Packing souvenir
6 Mengirimkan souvenir ke meja registrasi
7 Membagikan souvenir khusus kepada penonton VIP
8 Membagikan souvenir kepada penonton umum
Pengelolaan Gladi Kotor dan Gladi Bersih
1 Menentukan tempat penyelenggaraan gladi kotor Hernie
2 Melakukan koordinasi dengan tim produksi dan artistik terkait kebutuhan gladi kotor
3 Melaksanakan gladi kotor bersama dengan tim produksi dan artistik
4 Melakukan koordinasi dengan unit produksi dan artistik terkait kebutuhan gladi bersih
5 Melaksanakan gladi bersih bersama dengan tim produksi dan artistik
Fotografi dan Desain
1 Mendokumentasikan kegiatan rapat, latihan, gladi kotor, gladi bersih dan penyelenggaraan acara dalam bentuk foto Sokhidin
2 Mengambil foto seluruh pendukung konser
3 Berkoordinasi dengan pengelola website untuk meng-upload foto seluruh pendukung konser ke website
3 Mengembangkan desain ID card dan nomor kursi
4 Mencetak ID card dan nomor kursi
 5 Dokumen behind the scene untuk videografer
Menentukan personil tambahan untuk fotografi
Perlengkapan
1 Memetakan kebutuhan perlengkapan seluruh unit produksi, unit artistik dan unit musik Margono
2 Mencari kebutuhan perlengkapan gladi kotor
3 Mengirimkan kebutuhan perlengkapan saat gladi kotor
4 Mencari kebutuhan perlengkapan gladi bersih
5 Mempersiapkan kebutuhan perlengkapan saat gladi bersih dan penyelenggaraan acara
6 Mempersiapkan kebutuhan SDM untuk perlengkapan
7 Menyiapkan tempat menyimpan alat musik timpani ukuran diameter 80cm sebanyak 4 buah
8 Menyiapkan umbul-umbul untuk penonton berdans di akhir konser
Transportasi
1 Mempersiapkan transportasi untuk peralatan latihan bersama di auditorium FKKMK UGM dari rumah Prof. Uut Sukirno
2 Mempersiapkan transportasi untuk gladi kotor, dengan berkoordinasi dengan seluruh koordinator untuk mengetahui kebutuhan pengadaan transportasi
3 Mempersiapkan transportasi untuk gladi bersih, dengan berkoordinasi dengan seluruh koordinator untuk mengetahui kebutuhan pengadaan transportasi
Konsumsi
1 Berkoordinasi dengan music director untuk mengetahui penjadwalan latihan performer, gladi kotor dan gladi bersih Wiwid
2 Berkoordinasi dengan pengelola unit manajemen (Mbak Yulia) untuk mengetahui jumlah konsumsi yang harus disediakan
3 Menyediakan konsumsi (snack/makan siang) dalam setiap latihan performer, gladi kotor dan gladi bersih
4 Melakukan survei lokasi konsumsi di Gedung Dhriyarkara
5 Membuat pemataan (berupa gambar) tata letak area konsumsi saat hari H
6 Berkomunikasi dengan pengelola gedung terkait dengan kebersihan area konsumsi
7 Memastikan waktu distribusi konsumsi bersama dengan koordinator unit produksi dan koordinator artistik
8 Membuat list kebutuhan properti pendukung konsumsi (meja, kursi, dsb.)
9 Berkoordinasi dengan property manager untuk pengadaan properti lokasi konsumsi
10 Berkoordinasi dengan decoration manager untuk mempersiapkan dekorasi lokasi konsumsi
Kostum
1 Membayar pembelian kain seragam paduan suara perempuan Yulia
2 Mengambil kain seragam paduan suara perempuan
3 Membeli kaos seragam paduan suara laki-laki
4 Mengikuti rapat kostum orkestra (selendang)
5 Memastikan jumlah kaos pemain dan panitia
6 Memesan kaos pemain dan panitia – berkoordinasi dengan mb Ninik (PR konser amal)
7 Membagikan kaos seragam pemain dan panitia
8 Memastikan kostum pemain dan panitia
Dokumen
1 Scan foto untuk buku Prof Uut Yulia
2 Pemesanan tiket hingga sold out dan pembayaran tiket
3 Membuat list daftar VIP
4 Mengirim undangan ke VIP
5 mengirim surat peminjaman electone ke Cresendo
6 Mengontak pak Baud untuk menanyakan kemungkinan peminjaman piano di tgl 4-5 Mei dan mencoba piano sebelumnya
7 Mengirimkan surat ke Cresendo untuk sponsor dalam bentuk peminjaman electone  serta ke Hana Musik dalam bentuk peminjaman electone ELS.
8 Memesan penginapan 1-2 malam di Jogja Plaza Hotel untuk Keluarga Prof Uut (reminder karena mungkin Prof Iwan memesan sendiri)
9 Menanyakan ke pak Budi via mb Ari tentang kepastian sponsor rias paduan suara
Keuangan
1 Sebagai kasir kas kecil Yulia
2 Menyiapkan berkas-berkas keperluan administrasi keuangan
3 Membuat laporan keuangan kas kecil untuk dilaporkan ke bagian keuangan


WP2: Artistic Director

Nomor Aktivitas PIC
Naskah Presenter
1 Pengumpulan bahan naskah-presenter  Anggi
2 Pembuatan bahan naskah-presenter
3 Pembahasan naskah-presenter
  Revisi naskah-presenter
  Finalisasi naskah-presenter
Materi LED Screen
1 Pengumpulan foto dan video untuk LED Screen Krisna
2 Pembuatan materi LED Screen
3 Presentasi materi LED Screen
4 Revisi materi LED Screen
5 Finalisasi Materi LED Screen
6 Penayangan Materi LED Screen
Tata Panggung
1 Bertanggung jawab untuk koordinasi dengan performer untuk menata panggung sesuai dengan desain panggung yang sudah ditentukan sebelumnya.  Erie
2 Penentuan SDM pendukung untuk tata panggung
3 Menata panggung berdasarkan perencanaan
Properti Panggung
1 Berkoordinasi dengan vendor terkait pengadaan properti Rere
2 Penentuan SDM pendukung untuk operator properti
3 Memastikan seluruh properti berfungsi dengan baik
Dekorasi Panggung
1 Produksi media dekorasi set Erie
2 Menata dekorasi set berdasarkan tata panggung
3 Desain back drop dan posisi LED


WP3: Music Director

Nomor Aktivitas PIC
1 Berkoordinasi dengan vendor untuk pemenuhan peralatan pendukung musik bersama dengan Sound Engineer Afriza
2 Mengembangkan narasi lagu yang dibawakan performer
3 Menyerahkan narasi lagu ke produser booklet
4 Mempersiapkan kebutuhan konser performer untuk gladi kotor
5 Memastikan seluruh kebutuhan musik konser (partitur, dsb.) telah tersedia
6 Mengarahkan performer saat gladi kotor konser
7 Memfasilitasi evaluasi gladi kotor
8 Mempersiapkan kebutuhan konser performer untuk gladi bersih
9 Mengarahkan performer saat gladi bersih konser
10 Memfasilitas evaluasi gladi bersih
11 Mengarahkan performer saat penyelenggaraan konser


WP4: Sound Engineering and Lighting

Nomor Aktivitas PIC
1 Berkoordinasi dengan vendor untuk pemenuhan peralatan pendukung musik bersama dengan Music Director Bayu
2 Berkoordinasi dengan videografer untuk mengarahkan komposisi audio di video yang ditayangkan di LED Screen
3 Mempersiapkan kebutuhan sound performer untuk gladi kotor bersama dengan Music Director
4 Mengelola sound konser saat gladi kotor konser
5 Mengevaluasi sound gladi kotor bersama dengan music director
6 Mempersiapkan kebutuhan sound performer untuk gladi bersih bersama dengan Music Director
7 Mengelola sound konser saat gladi bersih konser
8 Mengevaluasi sound gladi bersih bersama dengan music director
9 Mengelola sound saat konser berlangsung


WP5: Sponsorship

Nomor Aktivitas PIC
1 Mengonfirmasi progres pengajuan proposal sponsorship bagi target yang belum konfirmasi Dr. Andre
2 Menentukan list donator keluarga yang potensial diajak bekerja sama
3 Mengomunikasikan list potensial donator keluarga kepada koordinator unit produksi
4 Mengembangkan proposal donatur keluarga Selly
5 Mencetak proposal donatur keluarga
6 Mengomunikasikan proposal donatur kepada target list yang sudah disusun Dr. Andre
7 Mengonfirmasi progres pengajuan donatur melalui contact person masing-masing target list
8 Mengonfirmasikan status pengajuan sponsor dan donatur keluarga (ya/tidak) kepada koordinator unit produksi
9 Mengembangkan kontraprestasi bagi sponsor dan donatur yang bersedia terlibat dalam konser Albert
10 Memastikan bahwa kontraprestasi sudah terakomodir dengan baik saat penyelenggaraan konser
11 Mengembangkan media ucapan terima kasih kepada sponsor dan donatur yang terlibat dalam konser


WP6: Ticketing

Nomor Aktivitas PIC
1 Memastikan seating map final dan konfirmasi kehadiran undangan/penonton Haryo
2 Mengembangkan strategi penjualan tiket untuk penonton via live streaming
3 Mengembangkan media pemesanan tiket live streaming (website)
4 Membuat laporan progres penjualan tiket per minggu
5 Melaporkan progres penjualan tiket kepada production director
6 Membuat perencanaan ticket checking and confirmation bagi penonton konser saat hari H
7 Menentukan sumber daya pendukung yang dibutuhkan dalam proses ticket checking and confirmation
8 Membuat flow konfirmasi tiket (untuk undangan, penonton platinum, gold, silver dan bronze)
9 Menyediakan fasilitas bagi penonton untuk mengetahui tempat duduknya (penunjuk arah, tempelan nomor kursi)
10 Mengoordinir para pengarah tempat duduk agar dapat membantu penonton untuk mencari tempat duduknya secara efektif


WP7: Media Promotion and Communication

No Aktifitas PIC
Mengembangkan konten promosi konser   Ninik      
1 Menyiapkan dan mengumpulkan materi promosi publikasi
2 Aktif komunikasi dengan desain grafis untuk membuat visualisasi konten promosi konser
3 Menyampaikan hasil desain layout ke pimpinan untuk direvisi
4 Hasil revisi poster/iklan/baliho dikembalikan ke lay outer utk diperbaiki s/d final
5 Berhubungan dengan pihak Humas Sadhar terkait cetakan dan pemasangan baliho
6 Memastikan bahwa konten yg disusun sudah dvisualisasikan dng baik
Membuat dan mengelola akun media sosial konser Adhya
1 Menyiapkan materi tulisan dan foto utk medsos Putri
2 Aktiif koordinasi dengan pengelola medsos Ninik
3 Mendaftar dan mengelola iklan berbayar di IG dan FB Adhya
4 Mengirimkan meme tulisan ke tiap-tiap WAG dan sosmed (live streaming 1) Ninik
5 Mengirimkan meme tulisan dan teaser konser ke tiap-tiap WAG dan sosmed (live streaming 2)
Berkomunikasi intensif dengan pemangku kebijakan di tingkat lokal fakultas/univeritas dan regional pemerintah daerah, dinas perpajakan, dsb)
1 Membangun hubungan dengan pihak humas Sadhar
2 Komunikasi intensif dengan pihak BLU (Badan Layanan Umum) Sadhar
3 Komunikasi dengan pihak dekanat FK terkait penayangan videotron teaser konser (periode 9 April – 5 Mei 2018)
4 WAMI (Wahana Musik Indonesia) terkait royalti karya cipta lagu
5 Perijinan ke Kantor Pelayanan Perijinan Teradu Satu Pintu (PTSP)
6 Berkomunikasi intensif dengan pihak YKI
Kerjasama dengan media partner
1 Geronimo: adlibs radio spot, tiket box, teaser di sosmed dan website Geronimo
2 Mengagendakan talk show kedai 24 Geronimo (12 April)
3 Mengundang dan memastikan kehadiran narasumber yg hadir di talkshow
4 Menghadirkan mas Afriza & friend utk perform di talkshoww
5 Swaragama
6 Jogja Family
7 Membahas paket sponsor semi barter dari Kompas dan Harian Jogja
8 Menyampaikan pilihan paket sponsor semi barter berikut biaya yg ditawarkan ke pimpinan
9 Menyiapkan iklan display kerjasama dengan layouter
10 Menyerahkan file iklan ke pihak media partner
11 Mengoreksi draft MoU media partner dan diteruskan ke pimpinan
12 Menyiapkan release kilas info dan agenda event untuk di muat di Kompas
13 Mengirimkan logo masing-masing media partner ke tim sponsor dan website
14 Memastikan logo media partner ditayangkan di webstite, sosmed, LED backdrop)
Menerima pertanyaan dari pihak eksternal terkait penyelenggaraan konser dan pemesanan kaos.
Menyelenggarakan press conference konser tahap 2
1 Menyiakan issue/materi utk wawancara
2 Wawancara dengan narasumber yg akan dihadirkan dalam cconferensi pers
3 Menyusun draft press release
4 Koordinasi dengan pihak hotel terkait dengan lay out ruangan dan F & B
5 Technical meeting dengan panitia inti utk persiapan pers conference
6 Mengajukan biaya pers conference ke bendahara
7 Mengundang teman-teman media by email dan WA
8 Mengingatkan kembali kehadiran teman-teman media
9 Conferensi Pers tahap II
10 Menanyakan hasil liputan berita di media cetak dan OL
11 Menyampaikan hasil liputan berita ke tim website (mas Ary)
Mengurus perijinan keramaian ke kepolisian
Promosi dan publikasi
1 Memastikan ketersediaan peralatan dan perlengkapan booth/stand konser amal
2 Mengundang teman-teman panitia sbg tim petugas booth/stand
3 Memastikan tim booth/stand hadir tepat waktu
4 Booth Car Free Day – World Cancer Day bersama YKI
5 Booth @ Hartono Mall world Cancer Day bersama YKI
6 Booth Puncak Acara ASM K UGM
7 Booth Temu Alumni
8 Booth Acara unccak Dies FK UGM
9 Booth ultah MMR
10 Booth Classical Night


WP8: Live Streaming

Nomor Aktivitas PIC
Pre-production
1 Menentukan tim Sudi
2 Simulasi angle camera pada Latihan bersama
3 Membuat list kebutuhan alat
4 Menentukan vendor
5 Menyewa peralatan
6 Koordinasi dengan tim perlengkapan terkait koneksi internet di Driyarkara
7 Menyusun laman livestreaming di web Ari
8 Membuat panduan livestreaming Sudi
9 Koordinasi dengan tim transportasi terkait transport alat pada hari H
10 Simulasi angle camera pada Gladi kotor
11 Simulasi livestreaming pada Gladi kotor Wahid
12 Belanja bahan habis pakai (baterai dan lakban) Sudi
13 Packing alat di kampus untuk hari H
14 Koordinasi dengan Direktur Artistik
15 Koordinasi dengan Stage Manager
16 Koordinasi dengan Show Director
17 Koordinasi dengan Sound Engineer
18 Koordinasi dengan Website Updater
Production
1 Mobilisasi Alat dari kampus ke Driyarkara Kirno
2 Setting Peralatan di Driyarkara Sudi
3 Crosscheck fungsi peralatan
4 Crosscheck koneksi internet
5 Sutradara
6 Cameraperson 1 Ari
7 Cameraperson 2 Irvan
8 Cameraperson 3 Yulis
9 Cameraperson 4 Lilik
10 Admin Livestreaming Wahid
11 Asisten Sutradara Lala
12 Packing peralatan Sudi
13 Mobilisasi Alat dari Driyarkara ke kampus Kirno
Post-production
1 Transfer Video Sudi
2 Editing Video Wahid
3 Upload Video ke Youtube
4 Belanja DVD dan case 5 buah
5 Burning Video ke DVD
6 Cetak cover DVD 5 buah
7 Memasukkan video ke website Ari
8 Publikasi alert video konser Edna


 

Please Login to Comment.