Kamis, 15 Februari 2018
Pukul 16.00 – 17.30
R201 MMR
Rapat pada kesempatan kali ini diawali dengan laporan dari divisi Ticketing. Dari tanggal 6 sampai 15 Februari 2018 terjual 15 tiket. Untuk tiket yang sudah dipesan, kedatangan pemesan tiket harus dikonfirmasi. Lalu, akan ditetapkan kriteria untuk tiket yang akan diberikan kepada para penerima beasiswa dan untuk scholarship ini akan ada section khusus di website. Juga akan diadakan riset atau survei untuk mengetahui tujuan membeli tiket, apakah karena ingin menyumbang, menonton, atau karena teman.
Setelah Ticketing, dilanjutkan dengan divisi Sponsorship. Yang pertama adalah proposal sponsor sudah dimasukkan ke Natasha dan Dr. Andreasta yang akan menindaklanjuti. Proposal juga sudah dimasukan ke Novartis, K24. Beberapa pihak yang menjadi sponsor adalah Roche, Pak Adi, Tahir Foundation, HPM.
Dari divisi Public Relation melaporkan beberapa hal, yaitu keputusan Kompas masih dibicarakan. Lalu, untuk media plannya adalah Kedaulatan Rakyat sendiri mulai dari Februari minggu ke-3, Maret minggu ke-1 dan ke-3. Geronimo baru bisa memberikan slot setelah tanggal 4 Maret namun tidak keberatan dipasang poster. Swaragama tidak memungkinkan karena tidak ada space namun bisa pasang banner di meja receptionist. Untuk di Sanata Dharma juga terdapat beberapa hal yang dibahas, yaitu bertemu kepala Humas, dibebaskannya biaya sewa space pemasangan baliho 5 x 10 meter, menyiapkan surat permohonan ke kepala Humas Sanata Dharma untuk pemasangan baliho, kesepakatan sementara pemasangan baliho adalah 8 April sampai 5 Mei dengan penanggungjawab pak Margono, dan baliho akan dipasang di sisi utara karena sisi selatan digunakan untuk informasi mahasiswa. Tanggal 3-5 Maret pigura poster akan dipasang di grha alumni. Untuk lancarnya kegiatan, harapannya bulan April sudah tidak dipusingkan lagi dengan penjualan tiket.
Untuk bagian perlengkapan acara konser amal, sudah direncanakan beberapa hal. Yang pertama, tanggal 4 Mei akan dilakukan loading barang ke venue dan menghubungi pak Edno kepala BLU. Untuk gladi bersih bisa menggunakan venue tapi tidak menggunakan AC. Lalu, untuk sound system dari I-Line dan minggu depan akan diadakan rapat dengan Bayu Dewantoro.
Dari divisi Website, bagian website yang sudah diterjemahkan ada 5 bagian tetapi belum diupload (tempat konser, pemesanan tiket, Yayasan Kanker Indonesia, Konser Amal Life, Passion and Music, dan About Adi Utarini) dan akan diupload setelah editing. Perlu ditambahkan menu khusus untuk donasi: beli tiket, donasi YKI, donasi scholarship dan menu untuk pembelian tiket Live Streaming langsung dari website.
Untuk manajemen acara, live streaming di Home Concert kemarin suara dan gambarnya sudah bagus dan tanggal 3 Maret akan diadakan live streaming juga. Tanggal 24 Maret akan diadakan Jazz Night dan bisa dijadikan latihan untuk streaming lagi. Secara manajemen pertunjukan perlu data urutan lagu sebelum acara dimulai. Dibutuhkan juga sutradara yang dapat mengarahkan kamera, apakah statis atau dinamis. Lalu, Home Concert yang akan datang diusulkan dari DV dan dapat diadakan di rumah Prof. Adi Utarini.
Dan pembahasan yang terakhir adalah buku musik Prof. Adi Utarini. Sudah ditetapkannya total biaya buku dan proposal. Proses pengerjaan buku (wawancara dan narasumber) dibantu Aris dan Laras. Ada 28 narasumber dan 16 narasumber yang sudah diwawancarai. Rencananya akhir Februari proses wawancara sudah selesai. Buku akan dicetak 300 eksemplar. Untuk sponsor, buku akan diberikan sebagai gift, sedangkan yang lain dijual dan hasil penjualan akan masuk ke YKI.
Hadir:
- Laksono Trisnantoro
- Adi Utarini
- Andreasta Meliala
- Haryo Bismantoro
- Sudi Indrajaya
- Albert Aritonang MPH
- Selly Ristya MPH
- Ratna Sary
- Niniek Kasim
- Nur Wahid
- Yulia Arisandi
- Nashitah
- Aris Dharmawan